Hoe kunnen we onze bereikbaarheid vergroten nu werken op afstand de norm is geworden? Die vraag hield de gemoederen van AGIN Timmermans – een  gerechtsdeurwaardersorganisatie met kantoren in Rotterdam, Tilburg en Bergen op Zoom – al geruime tijd bezig. Het antwoord werd gevonden in de glasvezelverbindingen en cloudtelefonie-oplossingen van Eazit. Mede-eigenaar Martijn Roelands is content: “De bedrijfscommunicatie verloopt nu vele malen vlotter. En ook niets dan lof voor de begeleiding voor en tijdens de implementatie vanuit Eazit.”

Betere bereikbaarheid dankzij cloudtelefonie-oplossingen

Met een team van ruim 70 medewerkers incasseert AGIN Timmermans resultaatgericht voor opdrachtgevers. Heldere en goede communicatie, zowel intern als extern, is cruciaal voor een vlot inningsproces, beaamt Roelands. “Onze telefoniesystemen waren verouderd, waardoor onze communicatie met relaties en interne werkprocessen onder druk kwamen te staan.” De schaalbare VoIP-oplossingen van Eazit, gebaseerd op cloudtelefoniesoftware, gaven hier gehoor aan en hebben gezorgd voor een structureel verbeterde bedrijfscommunicatie.

De belangrijkste veranderingen die zijn gerealiseerd:

• Outbound mobiele telefonie verliep bij thuiswerkers voorheen via een geheim nummer. Dit bemoeilijkte de communicatie met klanten, tussenpersonen en debiteuren. Het gebruik van onbekende nummers wekte (onbedoeld) de associatie van commerciële callcenters. Dankzij de cloudtelefoniesoftware wordt bij zakelijk mobiel uitbellen voortaan het bedrijfstelefoonnummer getoond voor soepelere communicatie;
• Ook inbound telefonie is gestroomlijnd via de nieuwe wachtrijfunctionaliteiten. Met vooraf ingestelde forwarding rules wordt automatische doorschakeling toegepast om bellers zo snel mogelijk met de juiste medewerker(s) te verbinden;
• Via een gebruiksvriendelijke app hebben medewerkers toegang tot een persoonlijk profiel waar zij eigen belprofielen kunnen instellen. Hier stellen zij onder meer in wanneer zij beschikbaar zijn voor contacten en op welke momenten direct wordt overgeschakeld op de voicemail. Ideaal voor medewerkers die veel op pad zijn en/of wisselend thuis en op kantoor werken. Of ze nu tijdens het reizen werken of thuis, ze zijn niet afhankelijk van een fysieke telefooncentrale om toch van dergelijke functionaliteiten gebruik te kunnen maken;
• Medewerkers die graag een duidelijk onderscheid tussen zakelijke en privé telefonie willen aanbrengen, kunnen dit eenvoudig instellen via de eerdergenoemde persoonlijke belprofielen;
• Via dezelfde app hebben medewerkers en supervisors overzicht in de beschikbaarheid van collega’s voor eenvoudiger doorzetten van gesprekken.

Vertragende factoren behoren tot het verleden

Roelands is positief over de snelheidswinst en kostenreductie die met de gebruiksvriendelijke VoIP-oplossingen zijn gerealiseerd. “Met de snelle, onderhoudsarme glasvezelverbindingen kunnen we weer jaren vooruit. Ze leggen een betrouwbare basis voor onze cloudtelefonie. We zijn positief over de samenwerking met Eazit. Door de heldere afspraken vooraf en nauwe betrokkenheid vanuit Eazit konden we rekenen op een vlot verloop van het traject. De vertragende factoren in onze bedrijfscommunicatie behoren nu tot het verleden.”

Hoe kan Eazit ú ondersteunen bij uw missie?