Wilt u teamwork op afstand bevorderen door middel van energieke vergadersessies? Deze 10 tips helpen u effectiever vergaderen met zichtbaar resultaat. (Met bonustips voor hen die gebruikmaken van vergadersoftware Coligo of Microsoft Teams.)

1) Zet de juiste documentatie alvast klaar

Een goede voorbereiding is het halve werk. Voorkom vertraging door voor aanvang van de vergadering alvast de relevante documenten en/of tabbladen te openen. Zo houdt u de vaart erin en zien uw gesprekspartners ongehinderd wat er op het scherm gedeeld wordt.

2) Selecteer de juiste microfoon

Veel laptops beschikken over een ingebouwde microfoon. Voor de geluidskwaliteit is het echter bevorderlijk om gebruik te maken van een externe microfoon. Headsets en in-ear microfoons bieden hiervoor uitkomst. Galm van geluid afkomstig uit speakers wordt op deze manier ook voorkomen. Klik op de volgende links om te lezen/zien hoe u de juiste microfoon selecteert via Coligo en Microsoft Teams.

3) Test de audio- en videokwaliteit

Bevriezende beelden of haperende gesprekken zijn natuurlijk niet gunstig voor de productiviteit en de vergadersnelheid. Gelukkig beschikt zowel Coligo als Microsoft Teams over een testfunctionaliteit, zodat u direct kunt horen en zien of de audio- en videokwaliteit voldoende is voor (video)bellen. Klik op de volgende links om te bekijken hoe u dit instelt via Coligo en Microsoft Teams.

Heeft u onvoldoende bandbreedte op uw locatie? Schakel zo nodig naar een lagere upload-videokwaliteit voor optimale gesprekken.

4) Kies een professionele achtergrondsetting

Een rommelige boekenkast op de achtergrond tijdens het videobellen doet afbreuk aan de professionaliteit van uw organisatie die u vertegenwoordigt. Gesprekspartners (zowel intern als extern) kunnen hierdoor de indruk krijgen dat het werk niet serieus wordt opgevat. Neem zover mogelijk plaats in een ruimte met een rustige (wand op de) achtergrond. Wanneer dit geen optie is, beschikt Microsoft Teams over een optie om het beeld achter u te vervagen. Uzelf wordt hierbij helder weergegeven. Klik op de volgende link om te zien hoe u dit configureert via Microsoft Teams.

5) Zorg voor een goede belichting

Voorkom dat alleen uw silhouet zichtbaar is door onvoldoende belichting of juist overbelichting. Met een bureaurichting haaks op de raampartijen is de belichting optimaal. Om de lichtinval goed te reguleren op verschillende momenten van de dag biedt zonwering uitkomst. Werkt u op een plek zonder direct licht van buiten? Zorg dan voor lichtinbreng met een hoge kleurtemperatuur (veel kantooromgevingen hanteren een kleurtemperatuur van 3000-6000 Kelvin). Dit geeft prettig beeld tijdens videobellen én creëert een heldere en alerte werkomgeving.

6) Positioneer uw camera op ooghoogte

In beeld komen via een zij- of onderaanzicht is niet erg flatteus en communiceert niet prettig. Recht voor de camera plaatsnemen is beter. Een gesprek verloopt natuurlijker wanneer gesprekspartners elkaar ‘recht in de ogen’ aankijken. Met de positionering van uw camera op ooghoogte komen uw gezicht en mimiek het beste in beeld.

7) Meld u op tijd aan

Niemand houdt van wachten. Op tijd de hardware en vergadersoftware opstarten voorkomt onnodige vertraging en ongeduld. Gelukkig bieden Coligo en Microsoft Teams een geheugensteuntje in de vorm van een notificatie voor aanvang van de meeting. Klik op de volgende links om te zien hoe u dergelijke notificaties instelt via Coligo en Microsoft Teams.

8) Verdwaal niet in randzaken

Bij vergaderingen komt het ongeïnteresseerd over wanneer deelnemers naar hun telefoon staren of zich bezighouden met andere randzaken. Vermijd de verleiding om direct te kijken naar binnengekomen appjes, e-mails en andere berichten door uw telefoon op stil te zetten en/of opzij te leggen. Zet zelf de standaard door gefocust en aandachtig aanwezig te zijn.

9) Communiceer direct en persoonlijk

Net als bij vergaderingen in fysieke ruimtes is het belangrijk iedereen de kans te geven iets aan de vergadering bij te dragen. Bij digitale vergaderingen is het echter niet altijd direct duidelijk tot wie de spreker zich richt. Of wie als volgende aan de beurt is om een zegje te doen. Spreek de gesprekspartner(s) bij naam aan wanneer u van hen interactie verwacht. Bent u toehoorder en wilt u een aanvulling doen op de spreker? In Microsoft Teams kunt u dit kenbaar maken door gebruik te maken van de ‘hand opsteken’-knop.  Klik hier om te zien hoe u dat doet. Zo geeft u de spreker de kans om de zin of boodschap eerst af te maken en wordt de vergadering niet op hinderlijke wijze onderbroken.

10) Zorg voor een goede, stabiele internetverbinding

Bovenstaande tips zijn onmisbaar voor efficiënte, digitale vergadersessies, maar uiteindelijk valt of staat alles met de juiste basis. Een stabiele internetverbinding is essentieel om goed en geconcentreerd te kunnen deelnemen. Met goede bekabeling of krachtige WiFi-punten, zoals die van Ubiquiti, voorkomt u haperende of vertraagde video en audio. Zo weet u zeker dat de boodschap goed overkomt.

Effectiever vergaderen met behulp van Eazit

Voor optimale informatie-uitwisseling en besluitvorming is een goede internetverbinding van groot belang. Investeer in verhoogde productiviteit en verbeterde samenwerking, zowel met collega’s als klanten. Met de communicatie-oplossingen van Eazit werkt u op een manier die eenvoudig, snel en modern aanvoelt.

Wilt u meer weten?

NEEM VRIJBLIJVEND CONTACT MET ONS OP

Voor aanvullende tips adviseren we u onderstaande video’s te bekijken:

Bekijk hier extra tips over Microsoft Teams
Bekijk hier extra tips over Coligo