SharePoint is een veelgebruikt cloud-based documentmanagementsysteem (DMS) voor bedrijven, en dat is niet zonder reden. SharePoint is een centrale communicatie-omgeving waar gebruikers op veilige wijze digitale informatie, bestanden en projecten kunnen opslaan, managen en delen. Op de goed beveiligde omgeving van SharePoint zijn uw bedrijfsgegevens uitermate veilig, conform de AVG- en ISO 27001-richtlijnen. Doordat bestandsoverdracht via e-mail niet meer nodig is, kan er ook geen gevoelige bedrijfsinformatie achterblijven in de inboxen, verzonden items of verwijderde items van persoonlijke e-mailaccounts.

Kortom: een onmisbare tool voor het stroomlijnen van uw werkprocessen. Met onderstaande toepassingen haalt u het meeste uit uw SharePoint-omgeving.

(Samen)werken vanuit één bestand met documentbeheer

Bij het delen van bestanden is e-mailverkeer over en weer verre van efficiënt en bovendien verwarrend. Binnen de kortste keren ontstaan er meerdere versies van een bestand die elk een eigen leven gaan leiden. Zeker bij organisaties met een wat groter personeelsbestand is het in dergelijke situaties onbegonnen werk om te achterhalen welke versie nu het meest recent is, wanneer deze documentatie nergens centraal is opgeslagen.

Om te voorkomen dat het overzicht binnen uw organisatie zoekraakt, is het prettig dat iedereen binnen uw organisatie over dezelfde actuele informatie beschikt. Met SharePoint documentbeheer is er één versie van het document in omloop waarbinnen gebruikers kunnen werken. Deze aanpak biedt de nodige voordelen:

• Dankzij Versiegeschiedenis kunt u gemakkelijk eerdere versies van een document terughalen. SharePoint slaat automatisch eerdere versies van het bestand op, zodat er nooit informatie verloren gaat;
• Met meerdere mensen gelijktijdig werken in hetzelfde document is mogelijk;
• Via Conceptbeheer is het mogelijk om eerst aan een conceptversie te werken die niet door iedereen binnen (of buiten) de organisatie gezien kan worden;
• Maakt u ook gebruik van Microsoft Teams? Dan beheert en deelt u al uw documentatie met hetzelfde gemak via uw Teams-kanalen.

Uw eigen intranet-omgeving inrichten

Een goed intranet legt een solide basis voor een goede organisatorische afstemming. Het bouwen, bewerken en beheren van uw eigen intranet-omgeving wordt wel heel eenvoudig via de SharePoint-startsites. Maak gebruik van handige sitesjablonen om uw teamleden en/of partners op de hoogte te houden van belangrijke ontwikkelingen binnen uw bedrijf en/of de voortgang bij lopende projecten. U heeft onder andere de mogelijkheid om…

• … nieuwsberichten te maken en te delen met een select gezelschap (d.w.z.: niet openbaar);
• … werkinstructies en -procedures rechtstreeks toegankelijk te maken voor uw teamleden;
• … rapportages en -dashboards te integreren voor snel inzicht in uw bedrijfsontwikkelingen en/of -doelstellingen;
• … teamgebeurtenissen, zoals vergaderingen en deadlines, toe te voegen via de SharePoint-agenda.

Werk productiever in de cloud

SharePoint levert een belangrijke bijdrage aan een productiviteit op de (digitale) werkvloer en verbetert zowel de interne als externe samenwerking. Bent u benieuwd hoe Eazit de digitale transformatie van uw bedrijf kan versnellen met SharePoint en aanvullende Office 365-oplossingen? Download dan ons leaflet over werken in de cloud.

Natuurlijk staan we u ook graag persoonlijk te woord. Stuur voor meer informatie over werken in de cloud een e-mail naar advies@eazit.nl of bel naar 088-355 00 60.