Door het coronavirus werken steeds meer mensen thuis. Dat is wennen. Ondanks het feit dat wij een digitaal ICT-bedrijf zijn en geregeld met elkaar op afstand samenwerken is het toch een hele uitdaging. Hoe zorg je voor een succesvol thuiswerkbeleid?

Bedrijven nemen geen halve maatregelen: Google laat alle werknemers in Noord-Amerika thuiswerken, Sony heeft al haar Europese kantoren gesloten en bij ABN AMRO is het bedrijf in tweeën gesplitst: de ene helft werkt thuis, de andere op kantoor. Wij volgen de richtlijnen van het RIVM en werken thuis indien mogelijk. Ook al beschikken we over alle mogelijke middelen om effectief op afstand samen te werken, is het ook voor ons een omschakeling. Hoe pakken wij dat aan?

Absolute voorwaarde

Om goed samen te werken op afstand is het ten eerste noodzakelijk dat iedereen alles voor handen heeft om zijn werk uit te voeren. Zorg er dus voor dat systemen goed toegankelijk zijn. Maar maak ook duidelijke afspraken over wat je van elkaar kunt verwachten nu je niet gezamenlijk op kantoor bent. Laat bijvoorbeeld iedereen zijn agenda op openbaar zetten, zodat je inzicht hebt in ieders beschikbaarheid. Of stem vaste momenten per dag af waarop je elkaar belt om bij te praten, al dan niet met video. Duidelijkheid en transparantie zijn key.

Is alles goed geregeld?

Wees je bewust van de alternatieven: moet die klantmeeting wel face to face? Moet dat event per se nu of kan het ook later? En als het nu moet: kan het ook digitaal? Het lijkt misschien verleidelijk om afspraken te verzetten, maar de realiteit is dat we niet weten hoe lang deze situatie precies zal duren. We kunnen beter kijken naar alternatieve manieren om toch gewoon ons werk te kunnen doen.

Thuiswerken betekent niet dat je niet goed bereikbaar bent voor elkaar. Optimaal gebruikmaken van beschikbare middelen is daarin belangrijk. Er zijn ongetwijfeld oplossingen voor zakelijke chat, telefonie en video beschikbaar binnen de organisatie. Is dat niet het geval? Dan is dit een goed moment om dat op te pakken. Met dergelijke oplossingen kun je volwaardig met elkaar communiceren met beeld, geluid en schermdeelfunctie – en maakt afstand niet eens zoveel uit.

Help iedereen op weg

Voor sommige collega’s kan thuiswerken wat onwennig voelen. Help elkaar een beetje op weg. Vraag werknemers waar ze tegenaan lopen en wat ze nodig hebben om optimaal te presteren. Vergeet vooral ook niet te vragen hoe het gaat, zo behoud je de binding. Uiteindelijk is het een kwestie van doen. Hou elkaar op de hoogte en geef het aan als zaken niet soepel lopen. Juist als iedereen thuiswerkt is het belangrijk om op te trekken als een team.

Zie het als een testcase

Zorg dat je openheid creëert op (of naast) de werkvloer en sta open voor ideeën van het hele team om de aankomende tijd zo goed mogelijk samen te werken op afstand. Het is inderdaad wennen om massaal thuis te moeten werken, maar er is veel mogelijk anno 2020. In deze situatie zijn we genoodzaakt om thuis te werken, maar tegelijkertijd kunnen we er veel van leren voor wanneer de kantoren weer gewoon open gaan. Het is dus ook een goede testcase om optimaal met elkaar in contact te staan, of we nou wel of niet fysiek samen zijn.

Deze situatie duurt niet eeuwig. Laten we in de tussentijd flexibel zijn, elkaar helpen en er samen het beste van maken. Uiteraard denken we graag met je mee over alternatieve middelen om samen te werken op afstand en staan we klaar om al je vragen te beantwoorden. Ik wens jullie namens mijzelf en het hele Eazit-team heel veel succes de aankomende tijd.

Edwin van Buren