Een goede voorbereiding (is het halve werk)

Een goede voorbereiding op het gesprek is key. Maak daarom van tevoren duidelijke afspraken met je gesprekspartner: hoe laat en via welke tool? Om verwarring te voorkomen maak je een uitnodiging met de inbel-link.

Ook niet geheel onbelangrijk is je interne communicatie. Vooral als je je huis deelt met huisdieren, kinderen, partners of huisgenoten. Communiceer tijdig dat je een zakelijk videogesprek hebt, zodat ze niet per ongeluk in beeld verschijnen. Je wilt immers niet dat ze onbedoeld onderdeel worden van een klantgesprek. Het is heus niet erg als je kleine even lief naar de camera zwaait, maar een partner in pyjama gaat misschien net te ver.

Een sterke (thuis)basis

Niets zo vervelend als een haperende verbinding. Een goede internetverbinding is dus een must. Ga dichtbij je WiFi-router zitten, installeer een WiFi-versterker of upgradet simpelweg je internetsnelheid. Als de internetverbinding niet goed werkt en je hebt een belangrijke videovergadering in je agenda staan, maak dan gebruik van de ‘persoonlijke hotspot’-functie van je smartphone. Niet ideaal, maar een prima noodoplossing.
Bereid je goed voor. Staan je camera en microfoon aan? Is je webcam op de juiste hoogte ingesteld? Werkt je microfoon goed? Doet je audio het naar behoren? Koppel van tevoren je koptelefoon of oordopjes aan je laptop of computer, zodat je geen last krijgt van een echo. Goedwerkende apparatuur en een snelle internetverbinding zijn de basis voor een soepel internetgesprek als een huis.

Remi Peters – Supportafdeling
“Wij hebben thuis onze eettafel als bureau ingericht. Van kantoor heb ik een bureaustoel, twee schermen, mijn headset en de telefoon meegenomen. Nadat ik een avond heb doorgebracht in de kruipruimte waren alle kabels netjes aangesloten. Nu kan ik optimaal vanuit huis werken.”

Hou de achtergrond neutraal

Niet iedereen beschikt over een eigen kantoor of de nodige vierkante meters om rustig te kunnen bellen. Toch is het van belang om een rustige omgeving te creëren om thuis te werken. Houd daarnaast rekening met je omgeving als je gaat videobellen. Omdat je camera aanstaat, kan iedere gesprekspartner met je meekijken. Zorg daarom voor een opgeruimde omgeving: verplaats je wasrek naar een andere ruimte, berg vieze koffiekopjes op en plaats onnodige papieren tijdelijk uit het zicht. Wat er buiten beeld gebeurt, bestaat niet. Een neutrale achtergrond met natuurlijk licht werkt het beste tijdens videobellen.

Irene Araujo – Order & Delivery:
“Ik zorg er sowieso voor dat er geen rare dingen zichtbaar zijn op de achtergrond. Ik vind het wel erg leuk als de kleine kinderen van mijn collega’s in beeld komen. Zelf heb ik geen kinderen, maar ik laat mijn collega’s regelmatig de hamster zien waar ik op pas.”

Zorg dat je er goed (genoeg) uitziet

De omgeving klopt, nu jij nog! Het is misschien erg verleidelijk om je thuiswerkdag volledig in je pyjama of onesie door te brengen, toch is het beter om dit niet te doen. Zo behoud je je normale werkdagroutine, terwijl je thuiswerkt. Daarnaast is het juist bij een videovergadering van belang dat je representatief overkomt. Zeker als het om belangrijke klantgesprekken of presentaties gaat. Een slonstrui of pyjama-shirt kan dan echt niet. Maar als je je camera op de juiste hoogte instelt heeft niemand door dat je die belangrijke presentatie in je joggingsbroek doet. Dan moet je alleen niet per ongeluk een kop thee van het aanrecht pakken. Vergeet ook niet je haren te kammen. Een warrige net-uit-bed look scoort niet goed op beeld. Met een verzorgde uitstraling start je zelfverzekerd met je videogesprek.

Randy Kooijman – ICT:
“Ik merk wel dat collega’s nu voornamelijk hun normale kleding dragen. Normaal dragen wij nooit petten op kantoor. Ineens heeft iedereen een pet op.”

In gesprek, wat nu?

Met je koptelefoon op of oordopjes in zit jij klaar voor de videovergadering. Top, want hiermee verminder je omgevingsgeluid. Zet tijdens het gesprek alle microfoons uit, behalve die van de actieve spreker. Zo verklein je de kans dat er vervelende bijgeluiden of echo’s te horen zijn. Een laatste tip: gebruik de chatfunctie en deel bestanden, linkjes of presentaties.
Gaat het videobellen jou al goed af? Wees niet te streng voor jezelf en elkaar. Vergeet niet dat we allemaal met hetzelfde te maken hebben en dat iedereen videobellen nog een beetje ongemakkelijk vindt. Dus het onhandige zwaaien van je collega, de krijsende baby van je manager, een mopperende echtgenoot op de achtergrond of de hond van de directeur in beeld, kunnen we elkaar snel vergeven. Misschien zorgt het juist wel voor een beetje menselijkheid in deze tijden.

Snel en makkelijk videobellen zonder software? Ga direct aan de slag.