Dat ‘coronakapsel’ het tot de Dikke Van Dale schopte, geeft goed weer hoe turbulent het afgelopen jaar was voor kapperszaken. Bij de afkondiging van de tweede lockdown besloot Provalliance Nederland van de nood een deugd te maken, door al haar 169 vestigingen van de BrainWash-formule nog tijdens de sluiting te voorzien van de stabiele en toekomstbestendige IT-oplossingen van Eazit. Dankzij de grondige voorbereiding, het flexibele optreden en de tomeloze inzet van alle betrokkenen konden de kapperszaken weer op tijd open. Een terugblik op een succesvol project.

Investeren in goede bereikbaarheid

Sinds de eerste BrainWash-salon in 2006 haar deuren opende, focust de formule zich op gemak: klanten verwelkomen waar en wanneer ze dat wensen en uitsluitend knippen zonder afspraak. “Dat de lijnen niet kraakhelder waren, was daarom prima”, vertelt Manon van Es, Vastgoed Manager bij Provalliance. “Telefonie was alleen voor intern gebruik.”

Bij aanvang van de tweede lockdown werd echter duidelijk dat het er niet naar uit zou zien dat klanten op de korte termijn nog zonder afspraak langs kunnen komen. “Investeren in een goede telefonische bereikbaarheid voor onze klanten werd een must. De gedwongen sluiting bood de kans direct onze bestaande IT-infrastructuur te verbeteren”, schetst Manon.

Snelheid van oplevering een must

Vanwege de lange duur van de tweede lockdown was op voorhand duidelijk dat er een enorme run op knipafspraken zou zijn zodra de zaken weer opengingen. “Hier wilden we uiteraard op anticiperen. Het was voor ons belangrijk dat de IT-oplossingen in de filialen nog binnen de lockdownperiode vernieuwd zouden worden. Zo zouden klanten en medewerkers in de salons er geen hinder van ondervinden en liepen wijzelf niet het risico minder klanten te mogen toelaten door de aanwezigheid van monteurs”, vervolgt Manon.

Betrouwbare IT-diensten

Voorafgaand aan deze grootschalige transitie maakte Provalliance binnen de BrainWash-filialen al gebruik van Eazits internetdiensten. “We vinden het prettig onze internet- en telefoniediensten bij één partij onder te brengen bij wie we weten dat alles gewoon goed werkt. Het actieve meedenken met onze wensen, sterkte ons vertrouwen in Eazit. Zo heeft Eazit eventuele storingen vaak al opgelost voordat onze filiaalmanagers er weet van hebben. Dat is fijn werken.”

Vlak voor kerst werd een vijfjarig contract getekend voor een totaalpakket aan managed services:

• In alle vestigingen zijn DECT-telefoons geplaatst voor kraakheldere telefonie;
• Alle internetverbindingen via ADSL, VDSL en (een enkele keer) glasvezel zijn verhuisd naar een moderner platform met een uptime-garantie van 99,9%;
• Op centrale plekken in de panden zijn krachtige WiFi-punten van Ubiquiti geïnstalleerd die een goed en stabiel bereik bieden voor zowel zakelijk gebruik als het gastennetwerk;
• Dankzij de meegeleverde 4G-backup-dongels blijven de pin- en kassasystemen bij eventuele internetstoringen gewoon operationeel;
• Doordat in elke vestiging gebruik wordt gemaakt van dezelfde apparatuur, is er sprake van optimale onderlinge communicatie. Hier hebben ook de eindklanten profijt van. Zodra zij een keer inloggen op het WiFi-gastennetwerk, hebben ze bij elk ander BrainWash-filiaal dat ze bezoeken direct toegang tot dit netwerk.

Vlot projectverloop

Het projectteam heeft samen met de Project Engineers en de Service Engineers laten zien efficiënt en vindingrijk te werk te gaan en snel te kunnen opschalen. Voor een vlotte planning en organisatie was het nodig dat Eazit vooraf wist hoe de meterkast en de bekabeling er in de vestigingen bij lagen. In salons waar de bekabeling niet optimaal was, kon zo worden bepaald welke aanvullende aansluitingen en werkzaamheden noodzakelijk waren. Om het traject te versnellen werd aan alle filiaalmanagers gevraagd foto’s te maken van de huidige situatie. Met een taart in het verschiet voor de vijf snelst reagerende vestigingen werd zeer enthousiast op dit verzoek gereageerd.

Doorpakkersmentaliteit

Mede dankzij de lokale aanwezigheid in Amsterdam, Houten, Drachten en Veldhoven was Eazit in staat dagelijks meerdere vestigingen over te zetten en on-the-go nog op te schalen. Door de flexibele manier van werken en de doorpakkersmentaliteit waren alle vestigingen vóór 3 maart – de dag dat de versoepelingen intraden – weer helemaal up and running.

Normaal gesproken bestrijkt de uitrol van trajecten met een dergelijke omvang bij Eazit circa drie maanden. Vanwege de op handen zijnde heropening was dat natuurlijk geen optie. “Gezien de korte aanloop is het bewonderenswaardig hoe snel Eazit de werkzaamheden heeft afgerond. Ze wilden er echt voor gaan”, blikt Manon terug op de succesvolle samenwerking.

Al met al een project om trots op te zijn. Met de toewijding van alle betrokkenen zijn de BrainWash-filialen weer volledig op de toekomst voorbereid.

Hoe kunnen wij u ondersteunen bij uw missie?